Takto začneš

Triedenie je mechanická práca. Cenný je až zoznam toho, čo na dokladoch chýba.

Vediem účtovníctvo eseročkám. Toto sú doklady od klienta za mesiac [prílohy alebo prepis, mená a čísla účtov som nahradil].

Sprav (1) tabuľku: dátum, dodávateľ, suma bez dane, suma s daňou, čoho sa doklad týka, (2) zoznam dokladov, ktoré sú neúplné alebo nečitateľné, a pri každom napíš, čo na ňom chýba, (3) otázky pre klienta.

Neurčuj, na aký účet to patrí. Údaje, ktoré na doklade nie sú, nedopĺňaj — napíš, že chýbajú. Súčty počítaj kódom.

Chceš vidieť len to, čo nesedí. Zvyšok tabuľky je hluk.

Toto je bankový výpis klienta [príloha] a toto zoznam vydaných a prijatých faktúr [príloha].

Spáruj platby s faktúrami podľa variabilného symbolu a sumy. Sprav tabuľku: dátum, suma, protistrana, faktúra, stav.

Na začiatok odpovede daj (1) pohyby bez faktúry, (2) faktúry bez platby, (3) čiastočné úhrady a preplatky s vyčísleným rozdielom. Počítaj kódom, nič nezaokrúhľuj a účel platby, ktorý v podkladoch nie je, nedopĺňaj.

Konkrétna správa sa vybaví na prvý raz. Zdvorilá prázdna sa vybaví za tri týždne.

Klientovi chýbajú doklady k týmto pohybom [zoznam: dátum, suma, popis — bez mien a čísel účtov] a k týmto dokladom chýba príloha [zoznam].

Napíš mu správu: čo konkrétne chýba, pri každej položke dátum a suma, v akej podobe to potrebujem a čo to znamená pre spracovanie, keď to nepošlem ďalej.

Vecne a priateľsky, do sto päťdesiat slov. Na koniec jedna veta s tým, dokedy to potrebujem. Nevyčítaj a nedopĺňaj položky, ktoré som ti nedal.

Fakty sú tvoje, tón je jeho. Vyberieš, ktorá verzia dnes odíde.

Faktúra klientovho odberateľa je neuhradená. Suma [koľko], splatnosť [kedy], doterajšia komunikácia [stručne].

Napíš tri verzie upomienky: milú pripomienku, vecnú upomienku a poslednú výzvu pred odovzdaním veci ďalej. Každú do sto slov, s presnou sumou a dátumom, ktoré som ti dal.

Nevyhrážaj sa a neuvádzaj sankcie, úroky ani predpisy. Na koniec každej verzie napíš, čo od nich potrebujem.

Rozdiel oproti minulému mesiacu je celá kontrola. Mená pritom model nepotrebuje.

Toto sú mzdové podklady klienta za tento mesiac [prepis, mená som nahradil označením zamestnanec A, B, C] a toto za minulý mesiac [prepis].

Vypíš (1) čo sa zmenilo — úväzok, neprítomnosť, odmeny, nástup alebo odchod, (2) čo mi klient pravdepodobne zabudol nahlásiť, (3) otázky, ktoré mu mám poslať.

Mzdy nepočítaj a sadzby ani odvody neuvádzaj. Rozdiely v číslach, ktoré som ti dal, počítaj kódom.

Kostru máš za minútu. Hodnotu jej dodáš ty tým, čo do nej doplníš.

Robím účtovnú závierku eseročke, ktorá [čím sa zaoberá, koľko má zamestnancov, čo je na nej nezvyčajné].

Sprav kontrolný zoznam krokov pred uzavretím obdobia v poradí, v akom sa bežne robia, a pri každom bode jednou vetou, čo sa najčastejšie prehliadne.

Neuvádzaj predpisy, sadzby ani lehoty — tie si overím v aktuálnom znení. Kde si nie si istý, napíš otázku pre mňa namiesto tvrdenia.

Rozdiel medzi dvoma zostavami nájde model okamžite. Príčinu hľadáš ty.

Toto sú dve zostavy, ktoré majú spolu súhlasiť: [prvá] a [druhá].

Porovnaj ich riadok po riadku a vypíš len miesta, kde sa čísla rozchádzajú — s vyčíslením rozdielu. Súčty a rozdiely počítaj kódom, nič nezaokrúhľuj.

Príčinu nehádaj. Namiesto toho napíš, čo by som mal pri každom rozdiele skontrolovať ako prvé.

Najprv chceš rozumieť ty. Odpoveď a podklady prídu až potom.

Toto je list, ktorý prišiel klientovi [odpis, osobné údaje a identifikátory som zakryl].

Napíš po ľudsky (1) čo sa od nás chce, (2) čo sa stane, ak sa neodpovie, (3) aké podklady si mám pripraviť a v akom poradí, (4) čo si mám overiť, lebo z listu to nie je jasné.

Vychádzaj výlučne z tohto listu. Neuvádzaj predpisy, lehoty ani sumy, ktoré v ňom nie sú — čo tam chýba, napíš ako otázku.

Vecný text bez emócií a bez vysvetľovania navyše. Presne to, čo sa pýtali.

Úrad sa pýta na toto [odpis dopytu, identifikátory som zakryl]. Skutkový stav je takýto [čo naozaj bolo, chronologicky] a priložím tieto podklady [zoznam].

Napíš vecnú odpoveď: čoho sa týka, čo uvádzame, čo prikladáme. Bez vysvetľovania nad rámec otázky a bez ospravedlňovania.

Neuvádzaj predpisy ani lehoty a netvrď nič, čo som ti nenapísal. Kde mi chýba podklad, daj to na koniec ako poznámku pre mňa.

Zostavu klient neotvorí. Tri odseky prečíta a prestane volať.

Toto sú výsledky klienta za mesiac [čísla, ktoré mu chcem povedať] a toto sú veci, ktoré od neho potrebujem [zoznam].

Napíš tri odseky bez odborného žargónu: (1) ako to vyzerá, (2) čo sa oproti minulému mesiacu zmenilo a prečo, (3) čo od neho potrebujem a dokedy.

Čísla ber výlučne odo mňa a nič nedopĺňaj. Neodporúčaj daňové ani právne riešenia.

Táto otázka príde každý rok od každého klienta. Odpoveď si napíšeš raz.

Klient sa pýta, prečo má na papieri zisk a na účte nemá peniaze. Jeho situácia je [stručne — čo nakúpil, čo mu nezaplatili, čo spláca].

Vysvetli mu to tak, ako by si to vysvetlil kamarátovi v aute — bez odborných výrazov, do dvesto slov, s príkladom z jeho situácie.

Nepridávaj rady o daniach ani o tom, čo má urobiť s peniazmi. Na koniec napíš dve otázky, ktoré si má položiť.

Model nemá dať odpoveď. Má ti pripraviť otázku tak, aby odpoveď prišla na prvý raz.

Riešim situáciu klienta: [popis bez mien a identifikátorov, čo sa stalo a aké mám podklady].

Neuvádzaj predpisy, sadzby, lehoty ani znenie zákona. Namiesto toho mi sprav (1) zoznam faktov, ktoré si musím zistiť, kým to posúdim, (2) otázky pre daňového poradcu, presne položené a zoradené, (3) doklady, ktoré si mám vypýtať od klienta.

Kde je viac možných výkladov, napíš to ako otázku, nie ako záver.

Na princíp je model výborný. Na aktuálne znenie a čísla je nepoužiteľný.

Vysvetli mi [pojem alebo princíp — napr. ako funguje časové rozlíšenie, prečo sa odpisuje, čo je opravná položka] tak, ako by si to vysvetlil človeku, ktorý účtuje druhý rok.

Najprv princíp v piatich vetách, potom čo z toho vyplýva pre bežné spracovanie, potom tri veci, v ktorých sa v tom najčastejšie robí chyba.

Neuvádzaj sadzby, lehoty ani konkrétne znenie predpisu — tie si overím v aktuálnom zdroji.